Loket Onderwijs-Jeugdhulp

23 september 2024

In het gezamenlijk Loket Onderwijs-Jeugdhulp komen de hulp- en ondersteuningsvragen van ouders en/of school binnen op één centraal punt, namelijk in het digitale portaal ‘Kindkans’ van het Samenwerkingsverband. Op deze plaats kan de school door middel van een aanvraagformulier ondersteuning, arrangementen, toelaatbaarheidsverklaringen, jeugdhulp, onderzoek en advies aanvragen. Aan iedere individuele hulpvraag worden professionals verbonden die de hulpvraag kunnen inzien.
Alle hulpvragen die het loket ontvangt, handelt het loket zo efficiënt mogelijk af. Eenvoudige en administratieve hulpvragen worden direct afgehandeld. Er zijn ook advies- en hulpvragen die het loket behandelt in een overleg. Aan dit loketoverleg nemen de volgende personen deel:

• Voorzitter vanuit het Samenwerkingsverband (SWV)
• Orthopedagoog/ (school)psycholoog (SWV)
• Senior consulent Team Jeugd en Gezin (TJG)
• (indien nodig) Jeugdverpleegkundige van Centrum Jeugd en Gezin (CJG)
• Administratief medewerker (SWV)

Het Loket bestaat uit een Loket Primair Onderwijs (PO) en een Loket Voortgezet Onderwijs (VO) en komt wekelijks bij elkaar om besluiten te nemen over de aanvragen. De deelnemers in het loket schrijven op basis van het dossier en het genomen besluit een deskundigheidsverklaring. In een enkel geval kan het overleg worden opgeschort. Dit gebeurt alleen als er nog extra navraag of onderzoek nodig is, of een expert moet worden geraadpleegd. De school krijgt na het loketoverleg binnen vijf werkdagen via Kindkans bericht over de toekenning, afwijzing of eventuele opschorting. Bij een afwijzing zet het Samenwerkingsverband de onderbouwde beslissing in Kindkans. School licht ouders hierover in. Het Loket neemt vervolgens contact op met school en ouders over de mogelijke alternatieven.

Ondersteunings- en hulpvragen zijn ingedeeld in drie categorieën. Voor de eerste twee categorieën is geen aanvraag in het loket nodig.
1. Enkelvoudige hulpvragen pakt het Team schoolondersteuning zoveel mogelijk op in ‘het voorveld’. Ouders en school kunnen worden verwezen naar andere organisaties zoals Bureau Jip, Centrum voor Jeugd en Gezin, Mee, Kwadraad, Vluchtheuvel etc. Of er volgt een traject passend onderwijs door de begeleider passend onderwijs (BPO).

2. Aanvragen voor onderzoek naar ernstige dyslexie pakt de poortwachter dyslexie (orthopedagoog van het Samenwerkingsverband) direct op.
Wanneer specialistische expertise nodig is die de BPO of de orthopedagoog niet kan bieden, dan kan de school, in overleg met het kernteam, inzet vragen van het expertiseteam. Specialismen die het samenwerkingsverband op dit moment zelf aanbiedt zijn: Het jonge kind, Medisch (cluster III), Gedrag (cluster IV) en Hoogbegaafdheid. Overige specialismen koopt het Samenwerkingsverband, indien nodig, in bij externe partijen. Een aanvraag voor het expertiseteam gaat in overleg met het kernteam. De orthopedagoog van het kernteam pakt deze aanvraag op en zet deze door naar het desbetreffende expertiseteamlid. Beide aanvragen zijn een administratieve handeling.

3. Hulpvragen die interprofessioneel worden opgepakt gaan via het Loket. Het betreft:

• Aanvraag of verlenging toelaatbaarheidsverklaring (TLV) voor het S(B)O / VSO / PrO
• Adviesaanvraag Connect
• Aanvraag ondersteuning school / onderwijszorgarrangement (OZA)
• Aanvraag kleuter onderwijszorgarrangement (KoZa)
• Adviesvraag passende onderwijsplaats
• Advies- of ondersteuningsvraag jeugdhulp met betrekking tot het onderwijs
• Aanvraag psychodiagnostisch onderzoek

Bij een aanvraag OZA wordt onderzoek gedaan wat er nodig is voordat deze wordt afgegeven. In het loket wordt bepaald of de regie bij TJG of SWV komt te liggen. De regie wordt toegewezen aan één persoon die een intake initieert.  Deze intake bestaat uit een gesprek met ouders en/of een ‘rond-de-tafelgesprek’ met school.  Daarnaast wordt in dit gesprek in kaart gebracht wat de inzet van het kernteam is geweest, wat er in algemeenheid al is gedaan en wat er nodig is voor deze leerling.

TJG weegt het zorgdeel af en financiële afspraken met school worden gemaakt zonder ouders erbij. De looptijd van de OZA is afhankelijk van de hulpvraag. (Maximaal 1 schooljaar is gebruikelijk.) Er vinden altijd tussenevaluaties plaats, waarin de OZA kan worden bijgesteld. Het schooldeel en het deel van de gemeente wordt 50/50 bekostigd, tenzij er sprake is van een OZA om medische redenen. Een verlenging van een OZA gaat altijd via het loket.

De orthopedagogen van het SWV voeren alleen een psychodiagnostisch onderzoek uit als de resultaten daarvan nodig zijn om de ondersteuningsbehoeften en eventueel de oorzaak van de problemen van een leerling helder te krijgen. Ook moet er altijd een onderwijs gerelateerde vraag aan ten grondslag liggen. Wanneer er sprake is van een complexe systeemproblematiek dan wordt een eventueel onderzoek naar TJG doorgezet. Daar wordt een intakeproces gestart of onderzoek nodig is of dat een andere vorm van hulp wellicht meer passend is.

Hulpvragen die interprofessioneel moeten worden opgepakt, worden door de school in Kindkans gezet. Een aanvraag wordt pas in behandeling genomen als het dossier compleet is. In dit dossier moet altijd worden opgenomen: 

• Aanvraagformulier (te vinden op de website www.swvgo.nl) 
• Ontwikkelingsperspectief (OPP**) inclusief handelingsdeel waar de ouders instemmingsrecht hebben (is verplicht bij een aanvraag TLV, OZA, KoZa of adviesaanvraag Connect) 
• Intelligentie score (alleen bij aanvraag PrO) 

** Bij een aanvraag is het belangrijk dat uit het OPP blijkt volgens de Plan Do Check Act cyclus te hebben gewerkt. Daarnaast moeten de vastgestelde doelen helder zijn. Dit kunnen ook doelen zijn die wenselijk zijn en waaraan nu niet kan worden voldaan.

Het dossier kan pas in behandeling worden genomen als alle gegevens kloppen (denk aan adresgegevens/e-mailadressen/telefoonnummers) en als er op beide stukken een handtekening staat van de gezaghebbende ouder(s), jeugdigen boven de 12, directeur/bevoegd gezag van de school.

Als aanvullende gegevens voorhanden zijn, vragen we die ook in PDF-vorm, voorzien van de juiste naamgeving, mee te sturen. Relevante stukken kunnen zijn:

• Vastgestelde onderzoeksverslagen (geldigheidsduur 2 jaar)
• Verslag van het kernteam (BPO of Orthopedagoog) van het achterliggende schooljaar
• Belastbaarheidsverklaring
• Brief bevoegd gezag
• Uitdraai verzuim

Beide loketten, zowel PO als VO, vinden wekelijks plaats op donderdag. De agenda wordt een week vooraf opgesteld. Alle aanvragen die dan in Kindkans zijn gezet worden meegenomen bij het opstellen van de agenda.

Een aanvraag of adviesvraag kan nooit worden gesteld zonder dat de gezaghebbende ouder(s) daarvan op de hoogte zijn. Als de ouder(s) het eens zijn met de route die school voorstelt, dan ondertekenen ze zowel het aanvraagformulier als het OPP. Als ouders en school niet op één lijn zitten zijn er twee mogelijkheden:

1. School vraagt een TLV aan en ouder(s) tekenen dat ze op de hoogte zijn van de aanvraag. Ook als ouders het niet eens zijn, mag school een aanvraag doen. Ouders kunnen dan een zienswijze schrijven. Deze wordt toegevoegd aan het dossier in Kindkans en gelezen door alle partijen die aanwezig zijn om de TLV te beoordelen. Een aanvraag voor Jeugdhulp vanuit de gemeente is niet mogelijk zonder akkoord van gezaghebbende ouder(s).
2. Als school niet aangeeft handelingsverlegen te zijn, maar ouder(s) willen een aanvraag, dan kan school een adviesaanvraag plaatsen.

Om inzichtelijk te maken welke route wanneer moet worden gelopen, hebben we voor scholen een routekaart gemaakt. Deze is te downloaden op onze site. Om deze route goed bekend te maken is het handig om deze routekaart intern te delen, zodat iedereen op de hoogte van de te nemen stappen. Is er behoefte om dit in een teamoverleg te bespreken, dan komen we dit op verzoek, met plezier  ondersteunen en het e.e.a. toelichten.

Let op:  Op onze website staan altijd de meest actuele formulieren en documenten. Maak bij de aanvraag altijd gebruik van deze documenten en niet van oudere versies.